Конкурсная документация

Конкурсная документация является неотъемлемой частью процедур закупок продуктов, работ и услуг (в т.ч. и в сфере IT) как государственными, так и частными организациями.

Государственные закупки в России жестко регламентируются законодательством о госзакупках:

Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (регулирует государственные и муниципальные закупки, в настоящее время утрачивает силу в пользу ФЗ 05.04.2013 N 44-ФЗ)
Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (регулирует государственные и муниципальные закупки)
Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (регулирует закупки государственных корпораций и монополий, а также компаний с государственным участием)

В соответствии с законом N 94-ФЗ конкурсная документация разрабатывается заказчиком, уполномоченным органом, специализированной организацией и утверждается заказчиком, уполномоченным органом.

В соответствии с тем же законом конкурсная документация должна содержать требования к качеству, техническим характеристикам товара, работ, услуг, требования к их безопасности, требования к функциональным характеристикам (потребительским свойствам), требования к результатам работ и иные показатели, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям заказчика.

Закупки организаций без государственного участия не подпадают под действие данного законодательства, но, тем не менее, понятие «Конкурсная документация» в большинстве случаев актуально и для тендеров, проводимых ими.

В состав конкурсной документации обычно входит довольно много различных документов, которые можно выделить в несколько видов:

Общая документация от заказчика, организатора конкурса (извещение о проведении конкурса, перечень форм, которые должна заполнить организация, желающая принять участие в конкурсе и др.)
Техническая документация от заказчика (содержит описание технических требований к решению, которое должно быть создано или к услугам, которые должны быть оказаны)
Общая документация от участника конкурса (содержит заполненные формы, прилагаемые к заявке на участие)
Техническая документация от участника конкурса (предложения по реализации технических требований, сформулированных заказчиком)

Пример структуры конкурсной документации
(от государственного заказчика)

РАЗДЕЛ I. Общие условия проведения конкурса
РАЗДЕЛ II. Информационная карта конкурса
РАЗДЕЛ III. Образцы форм и документов для заполнения участниками размещения заказа
РАЗДЕЛ IV. Проект государственного контракта
РАЗДЕЛ V. Техническое задание

Пример структуры конкурсной документации
(от коммерческой организации без государственного участия)

Общие положения

Порядок проведения закрытого тендера
Условия рассмотрения заявок на участие в закрытом тендере

Порядок оформления и подачи заявки на участие в закрытом тендере, состав заявки

Оформление заявки на участие в закрытом тендере, форма предоставления заявки
Состав заявки Претендента

Требования и критерии, предъявляемые к предложению Претендента

Сведения о проведении закрытого тендера
Требования к Претендентам
Требования к выполняемым работам

Критерии оценки предложений
Запрос на технико-коммерческое предложение
Образцы форм для заполнения

Основу технической документации от участника конкурса для государственных заказчиков обычно составляет один или несколько документов со следующими (часто довольно странными) названиями:

Предложения по проработанности описания выполнения работ, оказания услуг и ожидаемых результатов
Предложения по проработанности методологии и технологии выполнения работ
Предложения по созданию модуля Х в рамках модернизации информационной системы Y
Методология выполнения работ, способствующая повышению уровня качества выполнения работ
Используемый в ходе выполнения работ инструментарий

Для организаций, не обремененных требованиями законодательства о госзакупках, участником конкурса обычно разрабатывается сводный документ «Коммерческое предложение», в котором описываются как технические, так и ценовые, временные предложения по реализации требований, сформулированных в тендерной документации, который также может быть весьма объемным (см. ниже).

Пример структуры технико-коммерческого предложения
(для коммерческой компании)

Сопроводительное письмо
Введение

О Документе
Глоссарий

Предпосылки и бизнес-выгоды Проекта

Предпосылки Проекта
Бизнес-выгоды Компании в результате реализации Проекта

Цели и Задачи Проекта

Цель Проекта
Задачи Проекта
Организационные рамки Проекта
Функциональные рамки Проекта

Стратегия внедрения Системы

Методология внедрения
Содержание работ по проекту

Организация исполнения Проекта

Организационная структура Проекта
Матрица распределения ответственности между Исполнителем и Компанией
Требования к обеспечению Проекта и структуре проектной группы со стороны Компании
Организация обучения пользователей
Состав проектной команды со стороны Исполнителя
Порядок проведения работ на Проекте

Технические характеристики Проекта

Концепция предлагаемого решения
Организация нормативно-справочной информации
Обеспечение тиражирования Системы
Документация по результатам Проекта
Соответствие решения Функциональным Требованиям
Иллюстрации к Таблице Соответствия

Организация поддержки, гарантийного обслуживания и сопровождения

Обеспечение технической поддержки
Обеспечение гарантийного обслуживания

План проекта
Финансовое Предложение

Расчет стоимости работ
Стоимость лицензий
Порядок взаиморасчетов

Условия поставки Системы

Порядок и условия поставки Системы

Опыт реализации решений по автоматизации документооборота
Отзывы наших клиентов
Информация о компании
Контактная информация